viernes, 30 de mayo de 2014

If I were an Expat (8/10): During the assignment

In previous posts we have discussed the importance of obtaining the immigration visa, the relocation process, the expat letter, taxation and other preliminary topics.

Once we arrive in our country of destination, there are some questions that can help us in our landing to make it as smooth as possible:
  • Family: Nothing helps you more than knowing that your family is adapting nicely to the new environment so you can focus on your job. In this context, companies do very well taking care of your family and investing in anything that can facilitate their landing. However, it is essential that, for at least the first few weeks you devote time to your family. Do activities with them over the weekend and spend the first moments together. Also, do not be shy and ask your manager or contacts in the destination country to introduce you to other expatriates. In many cases, your Expat collegues will become your best friends.
  • Language: Depending on the language of the country of destination, the resemblance with your native language, your ability to learn a foreign languages ​, etc. you will be more or less inclined to start learning the local language. Overall, my recommendation is to make the effort because it will improve your integration. For example, if you go to Sweden, in addition to speaking English, it is worth learning Swedish, even if it is at introductory level  If the language is very difficult, at least it is important to know the courtesy phrases.  Ask your company if there is support available for you and your family to take language lessons. In any case, open your mind and keep a positive attitude towards the new language, any investment in learning will be rewarded generously by a better communication with your new environment.
  • Culture: I would also recommend to learn about the history and culture of the country you travel to in order to facilitate adaptation. For example, spending time with your family visiting museums can be a good family activity during the first few weeks.
  • School: It is common practice to move your children once the school year has ended to avoid interrupting the academic year. Sometimes it is even possible to delay the transfer of the family for some months. In other cases, academic training is interrupted or differences in the school calendar make it impossible to match the end of the course in your home country and the start in the country of destination. In these cases, you can look for external support. There are organizations that can provide remote support and academic guidance to overcome this problem. For example, in the case of Spain we have Teachteam, an educational center specializing in students studying abroad.
  • Job: In most cases,  you will find cultural differences when arriving to the office. Some companies have training programs or assign mentors to help you during the first weeks. In any case, do not hesitate to ask for help when needed.

After the initial stage of adaptation, you will enter a cruise period until your  get closer to the end of your expatriation. During this period, companies usually pay for an annual return trip to your home country to ensure you maintain contact with your friends and family.  Remember, it is also important to keep in touch with your former colleagues. Some companies have formal mentoring programs to cover this need.

In the next post I will write about some topics to be considered as the end of the agreed period of expatriation approaches.

viernes, 16 de mayo de 2014

Si yo fuera un Expatriado (8/10): Durante la Expatriación

En anteriores entradas hemos comentado la importancia de obtener el visado apropiado, las cuestiones prácticas relacionadas con la mudanza, la firma de la carta de Expatriación, los visados, la fiscalidad y otras cuestiones previas.
Una vez realizado el desplazamiento a nuestra ciudad de destino, hay algunas cuestiones que nos pueden ayudar en nuestro proceso de adaptación para que sea lo más rápida posible tanto profesional como familiarmente:
  • Familia:  Nada ayuda más al Expatriado que su familia se adapte rápidamente para que pueda centrarse con normalidad en las cuestiones relativas al trabajo. En este sentido, las empresas hacen muy bien en cuidar todos los aspectos que puedan facilitar el aterrizaje. Sin embargo, es fundamental que durante al menos las primeras semanas el Expatriado le dedique tiempo a su familia, a realizar actividades con ellos el fin de semana y a pasar los primeros momentos juntos. Pide a tu responsable o contactos en el país de destino que te presenten a los otros expatriados, ya que en muchas ocasiones, son los que más te pueden ayudar con su propia experiencia.
  • Idioma: Dependiendo del idioma del país de destino, la semejanza con nuestro idioma materno, la facilidad que tengamos para aprender otras lenguas, etc. el expatriado y su familia estarán más o menos proclives a iniciar el aprendizaje del idioma local. En general, mi recomendación es tratar de aprender el idioma. Desde luego, si el idioma dominante en el país de destino es familiar o ya tenemos nociones (pensemos por ejemplo en inglés, italiano, portugués o francés), merece mucho la pena hacer el esfuerzo de que toda la familia aprenda a manejarse con el objetivo de mejorar la integración. Por ejemplo, si vamos a Suecia, además de hablar el inglés, creo que merece la pena aprender el sueco, o nociones de sueco. Si el idioma resulta muy difícil, al menos es importante conocer las frases de cortesía más habituales. Pregunta en tu empresa si hay ayudas disponibles para ti y para la familia en este sentido. En cualquier caso, abre tu mente y mantén una actitud positiva hacia el nuevo idioma, cualquier inversión en aprenderlo se verá recompensado con creces por la mejor comunicación con tu nuevo entorno.
  • Cultura: Al igual que es recomendable aprender el idioma, es bueno aprender sobre la historia y cultura del país al que viajamos con el objetivo de facilitar la adaptación. Por ejemplo, pasar tiempo con la familia visitando los museos de la ciudad puede ser una buena actividad familiar durante las primeras semanas para pasar tiempo juntos entendiendo el nuevo entorno. 
  • Colegio: Es práctica habitual que no se traslade a los hijos hasta que finalicen el curso escolar para no interrumpir el curso académico. A veces, incluso es posible  retrasar el traslado de toda la familia hasta ese momento. En otros casos, la formación académica se ve interrumpida o las diferencias en el calendario escolar hacen imposible que coincida el final del curso en el país de origen con el comienzo en destino. En estos casos, se puede buscar apoyo externo. Hay organizaciones que pueden dar apoyo académico a distancia y ayudar a sortear este problema. Por ejemplo, Teachteam, un Centro Educativo a distancia especializado en  alumnos que estudian fuera de España, y que ofrece  formación durante la estancia del alumno en el extranjero, incluyendo tutoría, orientación y asesoramiento personalizado constante.  
  • Trabajo: Puede que en la oficina no todo el mundo te preste la atención que necesitas en el momento de tu llegada. Normalmente, las diferencias culturales se unen al hecho de que tus nuevos compañeros no son conscientes de hasta qué punto necesitas ayuda para adaptarte. Hay empresas que tienen programas de asignación de mentores o formación establecidos para estas ocasiones. En cualquier caso, no dudes en hacer preguntas o pedir ayuda cuando lo necesites.

Una vez superada la etapa inicial de adaptación al país de destino, entraremos en un periodo de crucero hasta que falten aproximadamente 6 meses para terminar la expatriación.

Las empresas se suelen hacer cargo de algún viaje de retorno anual al país de origen durante la Expatriación para ayudarte a mantener los lazos familiares y afectivos durante el tiempo que dura la asignación.

Es importante mantener el contacto con nuestros compañeros en el país de origen durante la Expatriación. Hay empresas que tienen programas formales de seguimiento desde el país de origen cuyo principal objetivo es mantener la cercanía y contacto con su matriz.

En la próxima entrada comentaré los aspectos a tener en cuenta a medida que se acerca el final del periodo pactado de asignación.

sábado, 3 de mayo de 2014

If I were an Expat (7/10): Tax Equalization

One of the most important topics as an Expat is to understand how to deal with your taxes. There are two basic policies around this topic:

  • Gross Compensation: In this scheme, any compensation paid by the company is defined in gross terms (i.e. before taxes), being the Expat the risk taker of lower or higher taxes to be paid during the assignment.
  • Tax Equalization: in this case, the company offers the expatriate a certain tax protection that is intended to maintain the same tax burden (in relation to their employment with the company) as if they had not moved from their country of origin. The advantage of this alternative is that it allows the company and the Expat to negotiate neglecting the tax differences between countries.
I will use a Spanish Expat as an example to try to explain the difference between these two approaches:

  • Fixed Gross Salary in Spain: 100 pesetas
  • Tax rate in Spain : 50%
  • Net Fixed Salary in Spain: 50 pesetas
Let's start with the gross compensation approach, and imagine that the conditions of expatriates are defined as an additional gross amount equivalent to 100% of their fixed gross salary, i.e. an additional 100 pesetas. Sounds good!. Let's see what the situation would be in two different countries.

First, let us take Sweden, one of the countries with the highest taxes in the world:
  • Fixed Gross Salary Total : 200 pesetas (100 + 100)
  • Tax rate in Sweden : 50 %
  • Fixed Net Salary in Sweden: 100 pesetas = 200 * (1-50 %)
On the other extreme, your find for instance Singapore, where the income tax is zero:
  • Fixed Gross Salary Total : 200 pesetas ( 100 + 100 )
  • Tax rate in Singapore: 0 %
  • Net Fixed Salary in Singapore: 200 pesetas
The difference in net pay received by country varies between 100 and 200 pesetas!. Before judging whether an expatriation package is attractive or not, it is wise to find out what your taxation will be.

Consequently, gross compensation policies have the following effects:
  • If the policy does not take into account the difference in taxes between the countries of destination, lower tax destinations are encouraged while high tax countries are discouraged.
  • Expats need to understand the taxation in the country of destination to estimate, in net terms, the conditions of their transfer
  • Changes in the tax systems are absorbed by the expatriate, and have no effect on the company.
In the case of tax equalization, the employee has a tax protection. In this context:
  • The policy is neutral with respect to the taxation in the different countries
  • Expats feel protected and tend to worry less about their taxes in the country of destination.
  • Changes in the tax laws are absorbed by the company
There are many mid-way alternatives that contain both gross and equalized concepts as only some elements maybe equalized such as bonus, fixed compensation, housing or school, etc.

In short, taxes are a delicate issue in any expatriation. You do not need to become a tax expert , but it is very interesting to look for professional advice in case of doubt on this complex matter.